Wie Sie Aufgaben effektiv delegieren

Alle Manager und Führungskräfte müssen die Kunst der Aufgabendelegation beherrschen.

Um sowohl auf persönlicher als auch auf organisatorischer Ebene ein hohes Maß an Produktivität aufrechtzuerhalten, ist es wichtig zu verstehen, wie und wann man Verantwortung an andere delegiert.

Für eine effektive Führung ist auch die Fähigkeit, zu delegieren, von entscheidender Bedeutung.

Beim Delegieren geht es darum, ein zusammenhängendes, effektives Team aufzubauen, das Termine einhalten kann.

Wenn Sie wissen, wann und wie Sie Arbeit delegieren können, verringert sich außerdem Ihre Arbeitsbelastung. Dies verbessert Ihre Gesundheit bei der Arbeit und führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit.

Leider sind sich viele Führungskräfte unsicher, wie sie Aufgaben richtig delegieren können, oder scheuen sich davor.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Delegation wirklich bedeutet, welche Vorteile sie für Ihr Team hat und wie Sie Arbeit effektiv delegieren.

Die Bedeutung der Arbeitsdelegation

Eine erfolgreiche Führungskraft weiß, wie man delegiert. Wenn Sie einen Teil Ihrer Arbeit delegieren, können Sie Ihre Zeit kontrollieren und täglich mehr erreichen.

Eine effektive Delegation steigert außerdem die Produktivität innerhalb des Teams, indem sie die Fähigkeiten der Gruppenmitglieder nutzt und ihnen ermöglicht, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten im Lauf der Zeit weiterzuentwickeln.

Das Ergebnis ist ein flexibleres Team, das die Rollen bei Bedarf ändern kann.

Wenn Sie bereit sind zu delegieren, entsteht Vertrauen. Ihr Handeln sendet ein klares Signal: Als Führungskraft vermitteln Sie Ihren Untergebenen das Vertrauen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Dadurch werden Sie denken, dass Sie mit Ihren Fähigkeiten und Bedürfnissen eine beliebte und effiziente Führungskraft sind.

Die Angst, Aufgaben zu delegieren

Delegation erhöht die Produktivität, aber nicht alle Manager sind bereit oder in der Lage, zu delegieren. Warum? Hier sind einige der häufigsten Ursachen:

• Dies kann zu der Annahme führen, dass jemand die Anerkennung für das Projekt erhält.
• Sie sind zwar grundsätzlich bereit, Aufgaben zu delegieren, befürchten jedoch, dass ihr Team der gestiegenen Verantwortung nicht gewachsen ist.
• Sie vermuten vielleicht, dass Ihre Mitarbeiter überlastet sind und zögern, ihr Arbeitspensum zu erhöhen.
• Sie vermuten vielleicht, dass es einfacher und schneller ist, einfach die gleiche Arbeit zu erledigen.
• Sie hassen die Idee, Ihnen Aufgaben zu geben, die Ihnen Spaß machen.

Die Delegation für den Auftrag

Die meisten Menschen denken, dass Delegation und Zuweisung Synonyme sind. Es gibt jedoch einen wichtigen Unterschied zwischen beiden.

Weisen Sie eine Aufgabe zu und geben Sie einfach Anweisungen zum Ausführen bestimmter Aktionen.

Sie sagen ihnen, was sie tun, und schon ist es ganz einfach, es umzusetzen.

Beim Delegieren hingegen übertragen Sie einen Teil Ihrer Arbeit an jemand anderen.

Sie erhalten nicht nur eine Reihe von Anweisungen. Ihm wird eine Rolle zugewiesen, die Entscheidungen erfordert und für deren Ergebnisse er verantwortlich ist.

So delegieren Sie Arbeit effektiv

Wie lässt sich Arbeit am besten delegieren? Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Wissen, wann man delegieren muss

Wenn Sie verstehen, was Sie für den nachhaltigen Erfolg benötigen, können Sie die beste Strategie zur Stärkung der Mitarbeiter festlegen.

Es gibt 7 Delegationsebenen, die dem Kunden unterschiedliche Grade der Verantwortung bieten.

Die Delegation erfolgt entlang eines Spektrums. Die niedrigste Stufe der Delegation liegt vor, wenn Sie anderen sagen, was sie tun sollen. Es bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, neue Methoden auszuprobieren.

Die wirkungsvollste Form der Delegation liegt dann vor, wenn Sie dem Mitarbeiter mehr Kontrolle über das Projekt überlassen können.

Wenn Sie wissen, wie Sie Arbeit delegieren, können Sie Menschen bei der Verteilung ihrer Talente optimal mit Aufgaben beauftragen.

Bei richtiger Ausführung ist sichergestellt, dass Sie das beste Endergebnis erzielen.

Stellen Sie sich bei der Entscheidung, wie Sie Arbeit delegieren, die folgenden Fragen:

• Sollten Sie für diese Aufgabe verantwortlich sein oder ist es besser, wenn jemand anderes sie übernimmt?
• Erfordert dieser Punkt Ihre Aufmerksamkeit, um erfolgreich zu sein?
• Hilft diese Arbeit dem Mitarbeiter, seine Fähigkeiten zu entwickeln?
• Haben Sie Zeit, jemandem diese Arbeit beizubringen?
• Erwarten Sie, dass Aufgaben dieser Art in Zukunft wiederholt werden?

2. Bestimmen Sie die beste Person für den Job

Sie müssen den Staffelstab an das entsprechende Teammitglied weitergeben. Ihr Ziel ist es, eine Situation zu schaffen, in der sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter eine positive Erfahrung machen.

Sie können effektiver arbeiten, wenn sie in der Lage sind und interessiert. Geben Sie dem Mitarbeiter wenn möglich die Chance, seine Stärken einzusetzen.

Weniger erfahrene Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Anleitung durch Veteranen.

Sie müssen auch die Auslastung Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen.

Das Letzte, was Sie wollen, ist, jemanden mit einer Menge unmöglicher Aufgaben zu überfordern.

3. Überprüfen Sie den Grad der Verantwortung

Wenn Sie die richtige Person für die Stelle gefunden haben, müssen Sie sich noch eine neue Aufgabe überlegen.

Lassen Sie sie wissen, warum Sie sie für den Job ausgewählt haben. Wenn Sie anderen zeigen, dass Sie ihre Entwicklung unterstützen, schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens.

Wenn Sie mit unerfahreneren Mitarbeitern zusammenarbeiten, drücken Sie Ihre Bereitschaft aus, kontinuierlich Unterstützung und Feedback zu geben.

4. Seien Sie klar und deutlich bezüglich der Arbeit

Es ist wichtig, den Leuten zu erklären, warum dieses Projekt notwendig ist und was Sie von ihnen erwarten. Wenn sie wissen, was Sie erwarten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie gute Ergebnisse liefern.

Durch eine klare Definition der Erwartungen können Sie die Ausführung der Aufgabe besser planen. Die einzelnen Projektschritte so vorbereiten, dass sie Fortschritte erzielen.

Wenn der Mitarbeiter bei der Ausführung eines Schritts ein Problem hat, sollte er vor Projektende noch Zeit haben, dieses zu korrigieren.

5. Support-Mitarbeiter

Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, benötigen Sie die entsprechenden Ressourcen und die Unterstützung Ihrer Untergebenen. Stellen Sie die Schulungen und Materialien bereit, die zum Erwerb der Fähigkeiten erforderlich sind.

Dadurch kann die Bereitstellung der Ressourcen zwar länger dauern, Sie sparen jedoch Zeit, da Sie die Arbeit richtig erledigen.

Manchmal brauchen Menschen Hilfe, um herauszufinden, was sie gut machen und wie sie sich verbessern können.

Das Geben und Empfangen von Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil der Delegation. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, als Führungskraft die Aufgaben zu überwachen und zu delegieren. Versuchen Sie nicht, Aufgaben im Detail zu verwalten.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter in jeder Phase des Projekts regelmäßig, ob sie Unterstützung oder Erläuterungen benötigen. Machen Sie deutlich, dass Sie ihnen vertrauen, dass sie ihre Arbeit erledigen, und dass Sie ihnen die Möglichkeit geben möchten, Fragen zu stellen und Feedback zu geben.

6. Lassen Sie sie ihren Wert zeigen

Identifizieren Sie durch regelmäßige Analysen alle Vorteile, die Sie bisher im Projekt erzielt haben.

Wir sind davon überzeugt, dass Ihre Mitarbeiter ihren Zielen näher kommen. Es ist wichtig, jeden Sieg zu feiern, um die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.

Eine gute persönliche Übergabe hilft ihnen dabei, die von Ihnen erwartete Arbeitsqualität zu verstehen.

Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass sie bei zukünftigen Projekten erneut mit Ihnen zusammenarbeiten möchten.

Zusammenfassung

Da Sie nun genau wissen, wie Sie durch Delegation Ihre Arbeit effizienter gestalten können, sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben zu rationalisieren und die Produktivität Ihres Teams zu steigern.

Indem Sie einer anderen Person Befugnisse, Unabhängigkeit und Autorität übertragen, verringern Sie Ihre eigene Arbeitsbelastung und fördern die Entwicklung positiver Beziehungen und den Zusammenhalt im Team.

Das Delegieren mag kompliziert oder entmutigend erscheinen, wird aber mit der Zeit einfacher.

Fangen Sie klein an. Es ist einfacher, im Laufe der nächsten Woche kleinere Aufgaben an Gruppenmitglieder zu delegieren. Sehen Sie sich die Ergebnisse an, glauben Sie es!

* Forschungsquelle: https://forbes.com.br/carreira/2020/10/6-passos-para-delegar-Tarefas-efetivamente/