Cómo delegar tareas de manera efectiva

Todos los gerentes y líderes deben dominar el arte de delegar tareas.

Entender cómo y cuándo asignar responsabilidad a otros es esencial para mantener un alto nivel de productividad, tanto a nivel personal como organizacional.

Saber delegar también es esencial para un liderazgo eficaz.

Aprender a delegar implica construir un equipo cohesionado y eficaz que pueda cumplir con los plazos.

Además, saber cuándo y cómo delegar trabajo reducirá tu carga de trabajo, mejorando así tu salud en el trabajo y una mayor satisfacción laboral.

Desafortunadamente, muchos líderes no están seguros de cómo delegar adecuadamente o son reacios a hacerlo.

En esta guía, descubrirá qué implica realmente la delegación, cómo beneficia a su equipo y cómo delegar trabajo de manera eficaz.

La importancia de delegar trabajo

Un líder eficaz sabe delegar. Cuando delegas una parte de tu trabajo, puedes controlar tu tiempo y lograr más cada día.

La delegación eficaz también aumenta la productividad dentro del equipo al aprovechar las habilidades de los miembros del grupo, permitiéndoles desarrollar sus conocimientos y habilidades a lo largo del camino.

El resultado es un equipo más flexible que puede cambiar roles cuando sea necesario.

Cuando estás listo para delegar, surge la confianza. Tus acciones envían una señal clara: como líder, infundes confianza en tus subordinados para lograr los resultados deseados.

Como resultado, pensarás que eres un líder querido y eficiente con tus habilidades y necesidades.

El miedo a delegar tareas

La delegación aumenta la productividad, pero no todos los gerentes están dispuestos o pueden delegar. ¿Por qué? Estas son algunas de las causas más comunes:

• Puede llevar a la idea de que alguien puede obtener crédito por el proyecto.
• Quizás estén dispuestos a delegar en principio, pero les preocupa que su equipo no pueda manejar el mayor nivel de responsabilidad.
• Es posible que sospeche que el personal está sobrecargado de trabajo y se muestra reacio a aumentar su carga de trabajo.
• Podrías sospechar que es más sencillo y rápido hacer el mismo trabajo.
• Odian la idea de darte tareas que disfrutas.

La delegación para la asignación

La mayoría de la gente piensa que delegación y asignación son sinónimos, pero existe una distinción importante entre ambas.

Asignar una tarea, simplemente dar instrucciones a seguir para implementar acciones específicas.

Les dices lo que están haciendo y hacerlo es así de simple.

Por otro lado, delegar implica transferir parte de tu trabajo a otra persona.

No reciben simplemente un conjunto de instrucciones. Se le coloca en un rol que requiere toma de decisiones y de cuyos resultados es responsable.

Cómo delegar trabajo eficazmente

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de delegar trabajo? Aquí tienes una guía paso a paso:

1. Sepa cuándo delegar

Al comprender lo que necesita para mantener el éxito, puede determinar la mejor estrategia para el empoderamiento de los empleados.

Existen 7 niveles de delegación, que ofrecen al cliente diferentes grados de responsabilidad.

La delegación ocurre a lo largo de un espectro. El nivel más bajo de delegación ocurre cuando le dices a los demás qué hacer. Proporciona una oportunidad para que los empleados prueben nuevos métodos.

La forma más poderosa de delegación ocurre cuando usted puede cederle más control sobre el proyecto al empleado.

Saber cómo delegar trabajo le ayudará a comprender cómo conectar a las personas con tareas que permitan aprovechar al máximo sus talentos.

Si se hace correctamente, se garantiza que obtendrá el mejor resultado final.

Al decidir cómo delegar trabajo, plantéese las siguientes preguntas:

• ¿Debería usted hacerse responsable de esta tarea o es mejor que lo haga otra persona?
• ¿Este punto requiere tu atención para tener éxito?
• ¿Este trabajo ayuda al empleado a desarrollar sus habilidades?
• ¿Tienes tiempo para enseñar a alguien a hacer este trabajo?
• ¿Espera que tareas de este tipo se repitan en el futuro?

2. Determinar quién es la persona más adecuada para el puesto

Tienes que pasarle el testigo al miembro apropiado del equipo. Su objetivo es crear una situación en la que tanto la empresa como el empleado tengan una experiencia positiva.

Podrán trabajar de forma más eficaz si son capaces y interesado. Cuando sea posible, dale al empleado la oportunidad de usar sus fortalezas.

Los trabajadores menos experimentados pueden necesitar más orientación por parte de los veteranos.

También hay que tener en cuenta lo ocupados que están los empleados.

Lo último que quieres hacer es abrumar a alguien dándole un montón de responsabilidades imposibles.

3. Verificar el nivel de responsabilidad

Una vez que hayas encontrado a la persona adecuada para el trabajo, todavía tendrás que asumir una nueva responsabilidad.

Hazles saber por qué los elegiste para el trabajo. Cuando demuestras a los demás que apoyas su crecimiento, crearás una cultura de confianza.

Cuando trabaje con personal sin experiencia, exprese su voluntad de brindar apoyo y retroalimentación constantes.

4. Sea claro y específico sobre el trabajo.

Es importante explicar a la gente por qué es necesario este proyecto y qué esperas de ellos. Si saben lo que esperas, tendrán más probabilidades de ofrecer buenos resultados.

Definir claramente las expectativas les ayudará a planificar cómo ejecutar la tarea. Preparar las etapas del proyecto para que puedan lograr avances.

Si el colaborador tiene un problema al completar un paso, aún debería tener tiempo para corregirlo antes de finalizar el proyecto.

5. Personal de apoyo

Para ver los mejores resultados posibles es necesario contar con recursos y el apoyo de los subordinados. Proporcionar capacitación y materiales necesarios para desarrollar habilidades.

Puede que tome más tiempo hacer que los recursos estén disponibles, pero ahorrará tiempo si hace bien el trabajo.

A veces las personas necesitan ayuda para saber qué hacen bien y cómo pueden mejorar.

Dar y recibir retroalimentación es una parte esencial de la delegación. Esta también es una buena manera de supervisar y delegar tareas como líder. No intentes microgestionar las tareas.

En cada etapa del proyecto, pregunte periódicamente a sus empleados si necesitan apoyo o aclaración. Déjales en claro que confías en que harán su trabajo y que quieres crear un espacio para que puedan hacer preguntas y brindar retroalimentación.

6. Déjales demostrar su valor

A través del análisis periódico, identifica todas las ganancias que hayas podido ver en el proyecto hasta el momento.

Creemos en hacer que sus empleados progresen hacia su objetivo. Es importante celebrar cada victoria para mantener a los empleados motivados.

La entrega personal, cuando se hace bien, les ayuda a comprender la calidad del trabajo que espera.

Hace que sea más probable que quieran trabajar contigo nuevamente en proyectos futuros.

Resumen

Ahora que sabe exactamente cómo la delegación puede hacer que su trabajo sea más eficiente, está en una excelente posición para optimizar sus tareas y aumentar la productividad de su equipo.

Otorgar autorización, independencia y autoridad a otra persona alivia su propia carga de trabajo y construye una relación beneficiosa, así como la unidad del equipo.

Delegar puede parecer complicado o intimidante, pero se vuelve más fácil con el tiempo.

Comience con algo pequeño: es más fácil delegar tareas más pequeñas a los miembros del grupo durante la siguiente semana. ¡Vea los resultados, créalo!

*Fuente de la investigación: https://forbes.com.br/carreira/2020/10/6-passos-para-delegar-Tarefas-efetivamente/